I regnskap må beløp, konto, periode, dokumentasjon og godkjenning henge sammen. Et forslag fra en språkmodell har ingen verdi hvis debet og kredit ikke stemmer.
Cortex kan lese et underlag og foreslå kontering. Forslaget blir deretter kontrollert av deterministiske regler: debet skal være lik kredit, perioden skal være åpen, bilagsserien skal være ubrutt og obligatoriske felt skal finnes. Feiler én kontroll, skrives ingenting.
Minst mulig tilgang
Modellen får bare tilgang til virksomheten, perioden og dokumentene den trenger. Den skal ikke kunne hente private vedlegg, bytte selskap eller skrive direkte til hovedboken fordi én integrasjon har brede rettigheter. Lesing, forslag, godkjenning og bokføring er separate tillatelser.
Et menneske står bak bokføringen
Cortex bokfører ingenting uten godkjenning. Før godkjenning skal brukeren se originaldokumentet, modellens forslag, regelkontrollene og eventuelle avvik. Ved høyt beløp, uvanlig konto eller svak dokumentasjon kan systemet kreve en ekstra godkjenner.
Alt skal kunne spores
Vi lagrer hvem som lastet opp underlaget, hvilken versjon som ble analysert, hva Cortex foreslo, hvilke regler som ble kjørt, hvem som endret forslaget og hvem som godkjente. Hvis noe blir feil, skal vi kunne rekonstruere hendelsen uten å gjette.
Typiske feilmodi er doble bilag, feil selskap, feil periode, manglende vedlegg, manipulert dokument og en modell som fyller inn et felt den ikke vet. De må testes eksplisitt. Systemet skal stoppe trygt, vise feilen og la en regnskapsfører overta.
Modellen gjør forarbeidet, mens validering og godkjenning ligger fast.